¶ Módulo de Documentos en entorno gráfico de Dragsa
Documentación actualizada 2.2
En el módulo de documentación podemos subir distintos tipos de documentos y agruparlos en categorías de forma que puedan ser organizados y estructurados de forma sencilla.
Para acceder al módulo de documentos el usuario debe desplazarse al menú lateral izquierdo, pulsando el botón Documentos.
¶ ¿Cómo añadir un documento?
Para añadir un documento, el usuario debe seleccionar una categoría en la que se guardará. Solo se podrán incluir documentos en las categorías donde se tenga permisos de escritura.
Una vez seleccionada la categoría, se debe pulsar el botón Añadir documento
Tras pulsar Añadir documento se mostrará el menú de creación de documentos con los siguientes parámetros a rellenar:
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Categoría: Se elige la categoría en la que se guardará el documento.
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Nombre: Es el nombre del documento que se va a incluir. Se recomienda que sea descriptivo para facilitar su localización posterior.
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Notas de la versión: Los documentos añadidos tendrán un registro de versiones. En este campo, se puede describir los cambios realizados en esta versión del documento en comparación con la versión anterior.
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Tipo: Se puede seleccionar entre tres tipos de documento: enlace, vídeo de YouTube y archivo. Si se elige enlace, se puede especificar si se desea que se abra en una nueva pestaña o en una nueva ventana. Si el tipo es enlace o vídeo de YouTube, se debe introducir la URL correspondiente. Si el tipo es archivo, se deberá incluir el archivo pulsando el botón y navegando por las carpetas del sistema hasta encontrar el archivo deseado. Los tipos de archivo permitidos incluyen PDF, imágenes (.svg, .xml, .jpeg, .png) y archivos comprimidos (.zip).
¶ ¿Cómo editar un documento?
Para realizar modificaciones en un documento, es necesario hacer clic en el icono ubicado a la derecha del nombre del documento. Luego, se debe seleccionar la opción Editar documento del menú desplegable.
Cabe señalar que la capacidad de editar documentos está limitada a aquellas categorías en las que el usuario disponga de permisos de escritura.
Una vez seleccionada la opción de edición, se abrirá una ventana que permite modificar los parámetros previamente definidos al añadir el documento. Sin embargo, no es posible cambiar el tipo de archivo desde esta ventana. Si se necesita modificar el tipo de archivo, es necesario crear un nuevo documento y eliminar el anterior.
En caso de que se cambie el archivo o la URL del documento durante el proceso de edición, las notas de la versión se actualizarán para reflejar la nueva versión. Por el contrario, si no se realizan cambios en estos campos, las notas de la versión seguirán correspondiendo a la versión actual del documento.
¶ ¿Cómo duplicar un documento?
Para proceder con la duplicación de un documento, se debe hacer clic en el icono que se encuentra ubicado a la derecha del nombre del documento en cuestión. A continuación, es necesario seleccionar la opción Duplicar documento del menú desplegable.
Es importante destacar que la capacidad de duplicar documentos está restringida únicamente a aquellas categorías en las que el usuario posea los permisos necesarios de escritura. Sin los permisos adecuados, la opción de duplicar no estará disponible.
¶ ¿Cómo eliminar un documento?
Para proceder con la eliminación de un documento, se debe hacer clic en el icono que se encuentra ubicado a la derecha del nombre del documento en cuestión. A continuación, es necesario seleccionar la opción Eliminar documento del menú desplegable.
Es importante destacar que la capacidad de eliminar documentos está restringida únicamente a aquellas categorías en las que el usuario posea los permisos necesarios de escritura. Sin los permisos adecuados, la opción de eliminar no estará disponible.
¶ ¿Cómo ordenar un documento?
Para organizar los documentos según el orden deseado, se debe hacer clic en el icono que se encuentra a la derecha del nombre del documento que se desea mover. A continuación, se puede desplazar el documento hacia arriba seleccionando Mover arriba o hacia abajo eligiendo Mover abajo. Además, el usuario tiene la opción de arrastrar y soltar los documentos directamente en el menú anidado de categorías y documentos, facilitando así la reordenación.
Es importante destacar que es posible ordenar tanto las categorías como los documentos dentro de ellas, pero esta acción solo está disponible en aquellas categorías donde el usuario posea permisos de escritura. Sin los permisos necesarios, la opción de ordenar no estará habilitada.
Las acciones de Mover Arriba y Mover Abajo permanecerá deshabilitado cuando la categoría o documento ya se encuentre arriba o abajo del todo dentro de la jerarquía.
¶ ¿Cómo gestionar versiones un documento?
Para gestionar las versiones de un documento, primero se debe hacer clic en el icono ubicado a la derecha del nombre del documento. Luego, se selecciona la opción Gestionar versiones en el menú desplegable. Es fundamental recordar que solo se podrá gestionar las versiones de documentos en aquellas categorías donde el usuario tenga permisos de escritura.
Al acceder a la gestión de versiones, se presentará una lista detallada de todas las versiones del documento, incluyendo la fecha y hora de cada versión, las notas asociadas, el nombre del archivo, el tipo de archivo y su tamaño.
Si se hace clic en el icono a la derecha del nombre de una versión específica, el usuario podrá realizar varias acciones: Visualizar / descargar la versión, Modificar notas asociadas a la versión, o Eliminar versión si así lo desea.
¶ ¿Cómo buscar un documento?
Es posible buscar un documento utilizando la barra de búsqueda, representada por el icono , ubicada en la parte inferior izquierda de la interfaz. Para ello, se debe escribir el nombre del documento que se desea encontrar, y automáticamente aparecerá los resultados que coincidan con el término introducido en el árbol de categorías.
Es importante tener en cuenta que solo se podrá acceder a los documentos dentro de las categorías en las que se posean permisos de lectura. Sin estos permisos, los documentos no estarán visibles en los resultados de la búsqueda.
¶ ¿Cómo consultar un documento ?
Para consultar un documento, primero es necesario acceder a la categoría en la que se encuentra y hacer clic en el documento deseado.
Es importante destacar que solo se podrán consultar documentos en aquellas categorías donde el usuario tenga permisos de lectura.
Dependiendo del tipo de documento seleccionado, se obtendrán distintos resultados:
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Enlace: Al hacer clic, el enlace se abrirá en una nueva pestaña o ventana del navegador.
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Vídeo de YouTube: El vídeo se visualizará embebido en la parte derecha de la pantalla, permitiendo su reproducción directa.
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Archivo: El resultado varía según la extensión del archivo:
Si el archvio es una imagen se podrá previsualizar en la plataforma, con la opción de ajustar el zoom utilizando los iconos y , o establecer el nivel de zoom manualmente.
En el caso de que el archivo sea un documento PDF se mostrará en la parte derecha de la pantalla, y se podrán realizar diversas acciones mediante los siguientes botones:
| Botón | Acción |
|---|---|
| Alternar la barra lateral | |
| Mostrar miniaturas | |
| Mostrar resumen del documento | |
| Mostrar adjuntos | |
| Mostrar capas | |
| Buscar en el documento | |
| Página anterior | |
| Página siguiente | |
| Reducir el zoom | |
| Aumentar el zoom | |
| Cambiar al modo presentación | |
| Imprimir documento | |
| Descargar el documento | |
| Vista actual (copiar o abrir en otra ventana) | |
| Herramientas adicionales |
Las herramientas adicionales que el usuario puede usar son rotar en sentido horario o antihorario, herramienta de selcción de texto, herramienta de mano, desplazamientos de pagina, vertical, horizontal o en bloque, vistas de libro, libro par o libro impar y el cceso a las propiedades del documento.
En el caso de ser un Archivo comprimido : Al seleccionar un archivo comprimido, se preguntará al usuario si desea descargarlo. Al aceptar, se iniciará automáticamente la descarga del archivo comprimido.